Jak wypełnić dziennik budowy?

Dziennik budowy to urzędowy zapis przebiegu robót, a nie zwykły zeszyt z notatkami. Wpisy muszą być chronologiczne, czytelne i dokonywane przez osoby uprawnione, przede wszystkim kierownika budowy. Prawidłowo prowadzony dokument ułatwia odbiór budynku i potwierdza, co rzeczywiście wydarzyło się na placu budowy.

Papier czy EDB – którą formę wybrać?

Dziennik budowy trzeba uzyskać i zarejestrować przed rozpoczęciem robót. Możesz wybrać tradycyjną wersję papierową albo Elektroniczny Dziennik Budowy (EDB), prowadzony w systemie Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego. W przypadku EDB dostęp uzyskuje się między innymi przez profil zaufany, e-dowód lub bankowość elektroniczną.

Przepisy przewidują wydawanie nowych papierowych dzienników do 31 grudnia 2031 roku. Ta data dotyczy wydawania kolejnych dzienników, a nie automatycznego zamknięcia dokumentu rozpoczętego wcześniej. Przy długiej budowie wybór EDB może ograniczyć problem z uzyskaniem kolejnego tomu po tej dacie. Decyzję warto jednak omówić z kierownikiem budowy, ponieważ to on odpowiada za bieżące prowadzenie dokumentacji.

Kto może dokonywać wpisów?

Prawo budowlane ogranicza krąg osób uprawnionych do dokonywania wpisów. Inwestor nie powinien samodzielnie prowadzić całej dokumentacji ani wpisywać informacji w imieniu kierownika budowy. Za prawidłowość prowadzenia dziennika odpowiada przede wszystkim kierownik budowy.

Wpisów mogą dokonywać:

• Inwestor.
• Kierownik budowy.
• Kierownik robót budowlanych, jeżeli został ustanowiony.
• Projektant sprawujący nadzór autorski.
• Geodeta uprawniony wykonujący czynności na budowie.
• Inspektor nadzoru inwestorskiego.
• Uprawnieni pracownicy organów nadzoru budowlanego i innych organów kontrolnych.

Inwestor może odnotować między innymi przekazanie placu budowy, swoje uwagi dotyczące robót albo przerwę w pracach. Kierownik budowy powinien natomiast pilnować kompletności wpisów, dokumentować istotne etapy i reagować na zdarzenia wpływające na przebieg inwestycji. Zmiana kierownika wymaga wpisu o stanie zaawansowania robót i zabezpieczeniu budowy, a nowy kierownik potwierdza przyjęcie obowiązków.

Jak wypełniać dziennik budowy krok po kroku?

Wersję papierową rejestruje właściwy organ, a w EDB dziennik zakłada się elektronicznie. Przed rozpoczęciem prac trzeba też zapewnić ustanowienie wymaganych uczestników procesu budowlanego. Dalej dokument prowadzi się w kolejności odpowiadającej rzeczywistemu przebiegowi robót.

1. Uzupełnij dane inwestycji – na stronie tytułowej lub w systemie powinny znaleźć się informacje o inwestorze, adresie i rodzaju budowy, numerze oraz dacie pozwolenia na budowę albo dane wymagane przez formularz EDB.
2. Wprowadź osoby uczestniczące w budowie – należy wskazać kierownika budowy, a także projektanta, inspektora nadzoru i kierowników robót, jeżeli zostali ustanowieni. Dane powinny obejmować funkcję, specjalność i numer uprawnień, gdy jest wymagany.
3. Zarejestruj przyjęcie obowiązków przez kierownika – kierownik potwierdza odpowiedzialność za prowadzenie robót zgodnie z projektem, przepisami i zasadami bezpieczeństwa.
4. Odnotuj przekazanie placu budowy – wpis powinien wskazywać, kiedy i komu przekazano teren oraz w jakim stanie rozpoczęto organizację robót.
5. Wpisz wytyczenie obiektu przez geodetę – geodeta dokumentuje wytyczenie osi budynku lub innych elementów zgodnie z dokumentacją projektową.
6. Dokumentuj roboty na bieżąco – wpis powinien zawierać datę, konkretny opis wykonanych czynności, istotne materiały lub parametry, a także imię, nazwisko, funkcję i podpis osoby dokonującej wpisu.
7. Odbieraj roboty zanikające przed ich zakryciem – dotyczy to między innymi zbrojenia fundamentów i stropów, izolacji, instalacji prowadzonych pod tynkiem oraz innych elementów, których później nie da się sprawdzić bez odkrywek.
8. Odnotuj kontrole, przerwy i zmiany – wpisu wymagają kontrole organów, wstrzymanie robót, przyczyny przestoju, odstępstwa od projektu i działania naprawcze. Przy zmianach projektowych trzeba ustalić z projektantem, czy są istotne, czy nieistotne.
9. Zamknij dokument po zakończeniu robót – ostatni wpis kierownika powinien potwierdzać zakończenie budowy i stan robót. Dziennik papierowy dołącza się do dokumentacji składanej przy zakończeniu budowy, a w przypadku EDB przekazuje się numer lub dane dziennika zgodnie z procedurą systemu.

Opis powinien pozwalać odtworzyć przebieg prac. Zamiast wpisu „roboty prowadzone zgodnie z harmonogramem” lepiej wskazać, jaki etap wykonano, w jakim zakresie i jakie zdarzenie miało znaczenie dla dalszych robót. Przy betonowaniu można podać datę, element konstrukcyjny i zastosowany materiał, a przy zmianie otworu – jego lokalizację oraz zakres modyfikacji.

Dlaczego roboty zanikające wymagają szczególnej uwagi?

Roboty zanikające są później zakrywane przez kolejne warstwy, dlatego ich odbiór musi nastąpić wcześniej. Kierownik powinien sprawdzić między innymi przygotowanie wykopu, deskowanie i zbrojenie fundamentów, wykonanie izolacji, zbrojenie stropu oraz instalacje przed tynkowaniem lub zasypaniem.

Brak takiego wpisu może utrudnić potwierdzenie, że element wykonano zgodnie z projektem. Po zakryciu robót konieczne może być wykonanie odkrywek, badań albo ekspertyzy. Dotyczy to również instalacji, dla których należy zachować protokoły badań i sprawdzeń, na przykład pomiarów elektrycznych lub prób szczelności.

Na jakie błędy uważać?

Nie poprawiaj dokumentacji przez dopisywanie fikcyjnej historii budowy. Jeżeli zauważysz brak, zgłoś go kierownikowi i ustal właściwy sposób uzupełnienia zgodnie z przepisami. W papierowym dzienniku błędny tekst przekreśla się pojedynczą linią tak, aby pozostał czytelny, a poprawkę opatruje datą i podpisem. Nie wolno używać korektora, wymazywać ani zaklejać wpisów.

Najczęstsze problemy to:

• Wpisy z datą wcześniejszą niż rzeczywisty moment ich dokonania.
• Lakoniczne opisy, które nie wskazują zakresu ani rodzaju robót.
• Brak odbioru zbrojenia, izolacji lub instalacji przed ich zakryciem.
• Nieczytelne pismo, brak podpisu, daty, funkcji albo danych osoby dokonującej wpisu.
• Pomijanie przerw, kontroli, wstrzymania robót i zmian w projekcie.
• Treść niezgodna ze stanem faktycznym lub dokumentacją projektową.

Wpis wsteczny nie jest sposobem na naprawienie przeoczenia. Może zostać potraktowany jako fałszowanie dokumentacji i narazić inwestora oraz kierownika budowy na poważne konsekwencje.

Brak dziennika albo prowadzenie go w sposób nierzetelny może skutkować grzywną, problemami z zakończeniem budowy i zakwestionowaniem możliwości użytkowania obiektu. Kierownik budowy może ponosić także odpowiedzialność zawodową. Jeżeli dziennik zaginął lub został zniszczony, nie należy odtwarzać go „z pamięci”. Trzeba zabezpieczyć dostępne dowody i skonsultować dalsze działania z właściwym organem lub specjalistą.

Co zrobić z dziennikiem po zakończeniu budowy?

Po zakończeniu robót dziennik stanowi część dokumentacji powykonawczej. Oryginał papierowego dokumentu przekazuje się przy procedurze zakończenia budowy lub uzyskania pozwolenia na użytkowanie, zgodnie z wymaganiami organu. Kopie i pozostałe dokumenty należy zachować.

Właściciel powinien przechowywać dokumentację przez cały okres użytkowania budynku. W przypadku EDB trzeba pobrać kopię danych, ponieważ przepisy przewidują co do zasady usunięcie danych z systemu po 25 latach od nadania dziennikowi statusu „oddany do użytkowania”, z uwzględnieniem przepisów archiwalnych. Szczegółowe zasady korzystania z systemu publikuje GUNB w oficjalnym serwisie EDB.

Najbezpieczniejsza zasada jest prosta – wpisuj na bieżąco, zachowuj chronologię i dopilnuj odbioru każdej roboty, która zostanie później zakryta.

---

Treść ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej ani technicznej. W przypadku braków w dzienniku, zmiany kierownika budowy lub wątpliwości dotyczących odstępstw od projektu skonsultuj się z kierownikiem budowy, projektantem albo właściwym organem nadzoru budowlanego.