Dziennik budowy to urzędowy dokument przebiegu robót, a nie zwykły zeszyt na notatki. Przed rozpoczęciem prac musi zostać wydany i zarejestrowany przez właściwy organ, a wpisy prowadzi się chronologicznie, trwale i czytelnie. Dokument może mieć formę papierową albo elektroniczną – w systemie EDB.
Czym jest dziennik budowy?
Dziennik budowy dokumentuje przebieg robót oraz zdarzenia i okoliczności, które występują w czasie realizacji inwestycji. Jego prowadzenie wynika z ustawy Prawo budowlane oraz przepisów wykonawczych dotyczących dziennika budowy, montażu i rozbiórki.
Dokument ma znaczenie kontrolne i dowodowe. Pozwala ustalić, jakie prace wykonano, kiedy do nich doszło i kto podejmował określone czynności. Może być także ważnym dowodem w razie sporu dotyczącego robót, odpowiedzialności uczestników procesu budowlanego albo zgodności inwestycji z projektem.
Obowiązek prowadzenia dziennika dotyczy przede wszystkim inwestycji wymagających pozwolenia na budowę. Nie wolno rozpocząć robót na podstawie niezarejestrowanego dokumentu. Za bieżące prowadzenie dziennika odpowiada przede wszystkim kierownik budowy.
Jak wygląda dziennik budowy – papierowy i elektroniczny?
Tradycyjny dziennik budowy ma zwykle formę oprawionego dokumentu w formacie A4. Jego strony są ponumerowane, przeznaczone do wpisów w kolejności chronologicznej i przygotowane tak, aby można było zachować kopie. Strony powinny być opatrzone pieczęcią właściwego organu.
Elektroniczny Dziennik Budowy, czyli EDB, nie jest plikiem tekstowym ani prywatnym dokumentem zapisanym na komputerze. To system informatyczny, w którym inwestor składa wniosek o wydanie dziennika, wskazuje uczestników procesu budowlanego i przechowuje kolejne wpisy. Dostęp do systemu wymaga potwierdzenia tożsamości, na przykład profilem zaufanym, bankowością elektroniczną lub e-dowodem.
| Cecha | Dziennik papierowy | Elektroniczny Dziennik Budowy |
|---|---|---|
| Forma | Ponumerowany dokument A4 z miejscem na wpisy i kopie | System informatyczny dostępny po zalogowaniu |
| Wpisy | Wprowadzane ręcznie, w sposób trwały i czytelny | Dodawane w systemie i przypisywane uprawnionym osobom |
| Dostępność | Oryginał znajduje się na terenie budowy | Dostęp możliwy przez system dla osób uprawnionych |
| Rejestracja | Dokument rejestruje właściwy urząd | Wniosek składa się i obsługuje w systemie EDB, a dziennik aktywuje właściwy organ |
Obie formy mają ten sam cel i podlegają wymaganiom prawnym. EDB ułatwia dostęp do dokumentacji, dodawanie uczestników budowy oraz przekazanie dziennika organowi nadzoru po zakończeniu robót. Nie oznacza to jednak, że wpisy można dodawać dowolnie. Elektroniczna forma nie zwalnia z obowiązku rzetelnego dokumentowania przebiegu budowy.
Co powinno znajdować się w dzienniku budowy?
Strona tytułowa
W papierowym dzienniku podstawowe informacje znajdują się na stronie tytułowej. Część danych uzupełnia organ wydający dokument. Powinny tam znaleźć się między innymi:
- Numer dziennika nadany przez właściwy organ.
- Data wydania oraz liczba stron dokumentu.
- Dane inwestora, czyli imię i nazwisko albo nazwa podmiotu.
- Adres i rodzaj budowy, pozwalające zidentyfikować inwestycję.
- Numer i data pozwolenia na budowę albo dane zgłoszenia, jeżeli przepisy przewidują taką podstawę realizacji.
Na początku dokumentu odnotowuje się także dane uczestników procesu budowlanego, w szczególności kierownika budowy, projektanta sprawującego nadzór autorski oraz inspektora nadzoru inwestorskiego, jeśli został ustanowiony. Osoby przejmujące swoje funkcje potwierdzają ten fakt datą i podpisem albo czynnością wymaganą w systemie EDB.
Wpisy dotyczące przebiegu robót
W kolejnych częściach dziennika opisuje się roboty budowlane, ich rozpoczęcie i zakończenie oraz zdarzenia wpływające na prawidłową realizację inwestycji. Wpis powinien wskazywać, co się wydarzyło, kiedy do tego doszło i kto go dokonał. Zakres opisu zależy od rodzaju obiektu i etapu budowy, ale nie powinien pomijać istotnych okoliczności, kontroli, odbiorów ani zmian uczestników procesu.
Do dziennika mogą wpisywać się nie tylko kierownik budowy. Uprawnienia w tym zakresie mają również określone osoby uczestniczące w procesie budowlanym:
- Inwestor może zamieszczać informacje i uwagi związane z realizacją budowy.
- Kierownik budowy oraz kierownik robót dokumentują przebieg powierzonych prac.
- Projektant może wpisywać wyjaśnienia i informacje związane z projektem oraz nadzorem autorskim.
- Inspektor nadzoru inwestorskiego odnotowuje czynności kontrolne i zalecenia.
- Geodeta oraz pracownicy organów uprawnionych do kontroli dokonują wpisów w zakresie swoich czynności.
Każdy wpis powinien mieć datę oraz oznaczenie osoby, która go dokonała. W wersji papierowej potrzebny jest czytelny podpis, a w EDB potwierdzenie wpisu odbywa się zgodnie z funkcjami systemu i zasadami uwierzytelnienia.
Jak uzyskać i zarejestrować dziennik budowy?
Procedura zależy od wybranej formy, ale w obu przypadkach dziennik trzeba uzyskać przed rozpoczęciem robót i powiązać z konkretną inwestycją. W przypadku papierowego dokumentu inwestor składa wniosek do właściwego organu administracji architektoniczno-budowlanej, zwykle starosty albo prezydenta miasta na prawach powiatu.
Podstawowe kroki wyglądają następująco:
- Sprawdź, czy decyzja o pozwoleniu na budowę jest ostateczna i przygotuj dane inwestycji.
- Złóż wniosek o wydanie i rejestrację papierowego dziennika albo wniosek elektroniczny w systemie EDB.
- Przekaż wymagane dokumenty oraz pełnomocnictwo, jeśli sprawę załatwia przedstawiciel inwestora.
- Odbierz zarejestrowany dokument lub aktywuj dziennik w systemie przed rozpoczęciem prac.
Wydanie dziennika jest zasadniczo bezpłatne. Opłata skarbowa może pojawić się przy składaniu pełnomocnictwa. Według informacji urzędowych rejestracja papierowego dziennika powinna nastąpić maksymalnie w ciągu 3 dni od złożenia kompletnego wniosku, jeżeli spełnione są wymagane warunki.
Wpisy muszą być dokonywane w kolejności zdarzeń, bez tworzenia luk pozwalających na późniejsze dopisywanie informacji. W papierowym dzienniku używa się trwałego środka pisarskiego, a błędnego zapisu nie usuwa się ani nie zamazuje. Należy go skreślić tak, aby pozostał czytelny, a poprawkę opatrzyć wyjaśnieniem, datą i podpisem. Wątpliwości dotyczące treści wpisu najlepiej wyjaśnić z kierownikiem budowy, który odpowiada za prawidłowe prowadzenie dokumentacji.
Dziennik budowy nie służy do odtwarzania wydarzeń po wielu tygodniach. Powinien odzwierciedlać przebieg robót na bieżąco i w kolejności, w jakiej faktycznie następowały.
Podstawą prawną są przede wszystkim ustawa z 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane oraz przepisy wykonawcze dotyczące dziennika budowy. Przed rozpoczęciem inwestycji warto sprawdzić aktualną procedurę w urzędzie właściwym dla lokalizacji budowy albo w oficjalnym systemie EDB, ponieważ sposób obsługi formalności może zależeć od wybranej formy dokumentu.
